No importa en qué industria trabaje, es probable que haya tenido que utilizar Microsoft Excel en algún momento. Ya sea que esté haciendo un seguimiento de los niveles de inventario o analizando datos de ventas, Excel es una poderosa herramienta para manipular y visualizar datos. Sin embargo, Excel también puede ser confuso y difícil de usar, especialmente si no estás familiarizado con todas sus funciones

No se desespere: en esta entrada del blog, compartiremos tres consejos que le ayudarán a manejar sus datos para que pueda controlar Excel como un profesional. Con estos trucos en la manga, serás capaz de dar sentido incluso a los conjuntos de datos más complejos. ¡Empecemos!

 

Ordenar y filtrar datos

Una de las formas más rápidas y sencillas de obtener información de tus datos es ordenarlos y filtrarlos. De esta manera, puede ver sólo la información que es relevante para lo que está tratando de lograr e ignorar el resto. Por ejemplo, digamos que tiene una lista de nombres de clientes y totales de pedidos, y quiere ver qué clientes gastaron más de 100 dólares

Para ello, simplemente haga clic en la cabecera de la columna «Total del pedido» para seleccionar toda la columna. A continuación, vaya a la pestaña «Datos» de la cinta de Excel y haga clic en «Ordenar y filtrar» En el menú desplegable que aparece, elige «Filtro» Esto añadirá flechas desplegables a todos los encabezados de la columna seleccionada. Haz clic en la flecha junto a «Total del pedido» y selecciona «Mayor que» Introduce «100» en la casilla que aparece y haz clic en «Aceptar»

Ahora todas las filas que contengan totales de pedidos inferiores a 100 dólares quedarán ocultas a la vista, lo que le permitirá ver fácilmente qué clientes han gastado más de esa cantidad. Puede utilizar esta técnica para filtrar los datos en base a cualquier criterio que desee, ¡sólo necesita unos pocos clics!

Creación de tablas y gráficos

Otra buena forma de dar sentido a conjuntos de datos complejos es visualizarlos mediante tablas y gráficos. Por ejemplo, digamos que tienes una lista de cifras de ventas para cada mes del año. Para ver estas cifras en forma de gráfico, ve a la pestaña «Insertar» de la cinta de Excel y haz clic en «Columna» Se generará automáticamente un gráfico de barras basado en tus datos

Si quieres ser aún más específico, haz doble clic en una de las barras del gráfico. Esto abrirá el panel «Formato de la serie de datos» en la parte derecha de la pantalla. Aquí puedes elegir entre diferentes tipos de gráficos (por ejemplo, de barras, de líneas, de tarta), así como personalizar aspectos como la combinación de colores, el formato de los números y la posición de la leyenda. Experimente con las diferentes configuraciones hasta que encuentre una visualización que tenga sentido para su conjunto de datos, y que además se vea bien

Las fórmulas y las funciones son dos de las características más potentes de Excel, pero también pueden ser dos de las más confusas. Si no tienes cuidado, es fácil cometer errores al introducir fórmulas o funciones en las celdas… y esos errores pueden propagarse por toda la hoja de cálculo, produciendo resultados inexactos

Por suerte, hay algunas cosas que puedes hacer para minimizar los errores y asegurarte de que tus fórmulas y funciones se introducen correctamente cada vez

En primer lugar, aprovecha las fórmulas y funciones integradas en Excel en lugar de crear las tuyas propias siempre que sea posible; es más probable que no haya errores desde el principio.  En segundo lugar, comprueba tu trabajo a medida que avanzas seleccionando cada celda que contenga una fórmula o función después de haberla introducido y pulsando la tecla F2 del teclado; esto abrirá la celda para que puedas editarla y comprobar su contenido. Por último, asegúrate de que todas las celdas a las que se hace referencia en tus fórmulas o funciones están correctamente formateadas; por ejemplo, si una celda contiene texto, las referencias deben hacerse en consecuencia (por ejemplo, entre comillas) para que Excel sepa cómo interpretarlas correctamente.

 

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